Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi nhận thông báo kiểm tra thuế? Hướng dẫn xử lý năm 2026
Phân biệt thông báo yêu cầu giải trình và quyết định kiểm tra thuế
Theo Điều 22 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hoạt động kiểm tra có thể được thực hiện tại trụ sở cơ quan quản lý thuế hoặc trụ sở của người nộp thuế.
Khi kiểm tra hồ sơ tại cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền có thể gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung thông tin.
Trong khi đó, việc kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp được thực hiện theo quyết định và thủ tục luật định.
Vì vậy, doanh nghiệp cần đọc kỹ văn bản nhận được để xác định mình đang được yêu cầu giải trình hồ sơ hay chuẩn bị cho một cuộc kiểm tra trực tiếp.
Kiểm tra tính hợp lệ của văn bản
Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định cơ quan ban hành, người ký, ngày ban hành và nội dung được yêu cầu.
Đối với quyết định kiểm tra tại trụ sở, cần kiểm tra phạm vi, thời kỳ và nội dung kiểm tra.
Nếu văn bản có thông tin không rõ hoặc doanh nghiệp nghi ngờ tính xác thực, nên xác minh qua kênh chính thức của cơ quan quản lý thuế.
Không nên cung cấp mật khẩu, mã xác thực hoặc chuyển tiền cho cá nhân tự xưng là cán bộ thuế qua những phương thức không được kiểm chứng.
Rà soát nghĩa vụ thuế trong phạm vi kiểm tra
Doanh nghiệp cần xác định các kỳ thuế và loại thuế thuộc phạm vi kiểm tra.
Sau đó, đối chiếu hồ sơ đã nộp với dữ liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Những nội dung nên tập trung gồm doanh thu, thuế GTGT đầu vào, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tiền lương và nghĩa vụ khấu trừ TNCN.
Nếu có giao dịch liên kết hoặc giao dịch xuyên biên giới, cần chuẩn bị hồ sơ chuyên biệt khi thuộc phạm vi kiểm tra.
Thành lập bộ phận phối hợp kiểm tra
Doanh nghiệp nên chỉ định nhân sự phụ trách tiếp nhận yêu cầu, tổng hợp chứng từ và trao đổi với đoàn kiểm tra.
Thông thường, bộ phận kế toán cần phối hợp với người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Đối với vụ việc phức tạp, doanh nghiệp có thể sử dụng luật sư hoặc chuyên gia phù hợp để hỗ trợ đánh giá pháp lý.
Việc có một đầu mối thống nhất giúp hạn chế cung cấp tài liệu trùng lặp, thiếu kiểm soát hoặc giải trình không nhất quán.
Chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm
Doanh nghiệp nên phân loại tài liệu thành hồ sơ thuế, hồ sơ kế toán, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ ngân hàng.
Đối với các khoản doanh thu lớn, cần bảo đảm có thể đối chiếu từ hợp đồng đến hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Đối với chi phí, cần xác định căn cứ phát sinh, chứng từ hợp pháp và điều kiện tính thuế.
Ngoài hồ sơ bản giấy, nên kiểm tra khả năng truy xuất dữ liệu điện tử để phục vụ việc kiểm tra.
Doanh nghiệp có những quyền gì khi kiểm tra thuế?
Theo Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế có quyền được giải trình về những vấn đề liên quan đến nội dung kiểm tra và bảo lưu ý kiến theo quy định.
Doanh nghiệp cũng có quyền từ chối kiểm tra tại trụ sở nếu không có quyết định kiểm tra hợp lệ và quyền từ chối cung cấp tài liệu không liên quan trong những trường hợp luật định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có nghĩa vụ hợp tác, cung cấp tài liệu hợp pháp và không được cản trở hoạt động kiểm tra.
Có nên ký biên bản kiểm tra nếu không đồng ý với kết luận?
Doanh nghiệp cần đọc kỹ toàn bộ nội dung biên bản trước khi ký.
Nếu không đồng ý với một số nhận định, số liệu hoặc căn cứ pháp lý, doanh nghiệp nên thể hiện ý kiến giải trình và bảo lưu theo đúng trình tự.
Không nên mặc nhiên hiểu rằng ký biên bản đồng nghĩa với việc chấp nhận toàn bộ kết luận nếu nội dung ghi nhận có thể thể hiện ý kiến khác của doanh nghiệp.
Ngược lại, từ chối ký mà không có căn cứ hoặc không thực hiện quyền giải trình cũng chưa chắc bảo vệ được quyền lợi.
Thời hạn kiểm tra thuế tại trụ sở doanh nghiệp
Theo Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025, thời hạn kiểm tra thông thường không quá 20 ngày kể từ ngày công bố quyết định và có thể gia hạn một lần nhưng không quá 20 ngày khi cần thiết.
Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, thời hạn kiểm tra có thể dài hơn theo quy định riêng.
Trường hợp cần trao đổi thông tin với cơ quan thuế nước ngoài cũng có cơ chế thời hạn đặc thù.
Doanh nghiệp cần theo dõi quyết định và thông báo liên quan để xác định thời gian kiểm tra được áp dụng.
LH Legal hỗ trợ doanh nghiệp khi nhận thông báo kiểm tra thuế
LH Legal hỗ trợ rà soát văn bản kiểm tra, đánh giá hồ sơ thuế và tư vấn quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp trong quá trình làm việc với cơ quan có thẩm quyền.
Đối với trường hợp phát sinh bất đồng về kết luận kiểm tra hoặc số thuế phải nộp, luật sư có thể hỗ trợ lập luận pháp lý, giải trình và lựa chọn phương án bảo vệ quyền lợi phù hợp.
Kiểm tra thuế không đồng nghĩa với vi phạm. Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ tài liệu và thực hiện đúng quyền, nghĩa vụ sẽ có cơ sở tốt hơn để giải quyết những vấn đề phát sinh.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:
Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01
Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html
Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830
Website: https://luatsulh.com/
Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa
Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:
Website: https://luatsulh.com/
Facebook: Luật sư LH Legal
Youtube: Luật sư LH Legal
Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)
Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal
Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự
|
|
|
Nguồn: LH Legal – Xem bài viết gốc
