Hóa đơn xuất sai thời điểm có ảnh hưởng đến việc kê khai thuế không? Quy định và mức xử phạt năm 2026
Thời điểm lập hóa đơn được pháp luật quy định thế nào?
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại hoạt động.
Đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua theo quy định, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
Ví dụ, doanh nghiệp giao hàng và hoàn tất việc chuyển giao vào cuối tháng nhưng đến đầu tháng sau mới lập hóa đơn.
Khi đó, cần xem xét việc lập hóa đơn có đúng thời điểm theo quy định hay không.
Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp pháp luật có quy định riêng.
Nếu tổ chức cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp, cần xem xét quy định về thời điểm lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền và các trường hợp ngoại lệ.
Đối với xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành theo quy định.
Việc chưa thu được tiền không đương nhiên là căn cứ để trì hoãn lập hóa đơn.
Doanh nghiệp cần phân biệt thời điểm nghiệm thu với thời điểm thanh toán theo hợp đồng.
Hóa đơn xuất sai thời điểm có bị coi là không hợp lệ không?
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi có thể vi phạm quy định về hóa đơn.
Tuy nhiên, cần phân biệt hành vi vi phạm thời điểm lập hóa đơn với việc hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế hoặc sử dụng hóa đơn trái pháp luật.
Không phải mọi hóa đơn xuất sai thời điểm đều đương nhiên không có giá trị chứng minh giao dịch.
Cần xem xét tính hợp pháp của hóa đơn, nội dung giao dịch, hồ sơ giao nhận và các điều kiện liên quan.
Đặc biệt, đối với bên mua, quyền khấu trừ thuế GTGT còn phụ thuộc vào việc đáp ứng các điều kiện của pháp luật thuế GTGT.
Xuất hóa đơn chậm có ảnh hưởng đến thuế GTGT đầu ra không?
Có thể.
Việc xuất hóa đơn chậm có thể khiến doanh nghiệp kê khai doanh thu hoặc thuế GTGT đầu ra không đúng kỳ.
Ví dụ, hàng hóa đã được chuyển giao trong tháng 9 nhưng doanh nghiệp đến tháng 10 mới lập hóa đơn và ghi nhận toàn bộ số thuế vào tờ khai tháng 10.
Nếu nghĩa vụ thuế thuộc kỳ tháng 9, doanh nghiệp phải xem xét việc khai bổ sung hoặc điều chỉnh theo quy định.
Trong trường hợp việc kê khai không đúng kỳ làm thiếu số thuế phải nộp, có thể phát sinh thêm tiền chậm nộp và trách nhiệm xử phạt.
Do đó, việc xử lý phải căn cứ vào thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, không chỉ dựa vào ngày ghi trên hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT không?
Đối với bên mua, việc khấu trừ thuế phải dựa trên những điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo pháp luật.
Nếu hóa đơn phản ánh giao dịch thực tế nhưng được người bán lập không đúng thời điểm, cần xem xét toàn bộ hồ sơ trước khi xác định quyền khấu trừ.
Doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng, chứng từ giao nhận, nghiệm thu và thanh toán để chứng minh giao dịch.
Không nên tự ý kết luận rằng hóa đơn xuất sai thời điểm chắc chắn bị từ chối khấu trừ trong mọi trường hợp.
Ngược lại, cũng không nên mặc nhiên khấu trừ khi chưa kiểm tra tính hợp pháp và các điều kiện liên quan.
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2026
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026, chế tài đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được xác định theo số lượng hóa đơn và loại giao dịch.
Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các mức phạt được quy định như sau:
- Vi phạm 01 hóa đơn: Phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.
- Vi phạm từ 02 đến dưới 10 hóa đơn: Phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 10 đến dưới 20 hóa đơn: Phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 20 đến dưới 50 hóa đơn: Phạt từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn: Phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 100 hóa đơn trở lên: Phạt từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng.
Đối với hóa đơn lập không đúng thời điểm liên quan đến hàng khuyến mại, hàng mẫu, hàng biếu tặng hoặc những giao dịch đặc thù, cần áp dụng khung xử phạt riêng nếu pháp luật quy định.
Việc xác định số tiền phạt cụ thể còn phụ thuộc vào tình tiết và nguyên tắc xử phạt tương ứng.
Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị truy thu thuế không?
Không phải mọi trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm đều đương nhiên dẫn đến truy thu thuế.
Nếu doanh nghiệp đã xác định và nộp đầy đủ nghĩa vụ thuế theo đúng kỳ, cần xem xét riêng hành vi vi phạm về hóa đơn.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp lập hóa đơn chậm đồng thời kê khai thiếu doanh thu hoặc thiếu thuế, có thể phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung.
Khi đó, cần phân biệt tiền thuế còn thiếu, tiền chậm nộp và tiền phạt hành chính.
Việc áp dụng chế tài phải tuân thủ nguyên tắc xử phạt, không được xác định tùy tiện.
Doanh nghiệp nên làm gì khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm?
Trước tiên, cần kiểm tra hợp đồng và thời điểm thực tế phát sinh giao dịch.
Đối với hàng hóa, cần xác định thời điểm chuyển giao.
Đối với dịch vụ, cần xác định thời điểm hoàn thành hoặc thời điểm thu tiền trong những trường hợp pháp luật quy định.
Đối với xây dựng, lắp đặt, cần đối chiếu biên bản nghiệm thu và bàn giao.
Sau đó, doanh nghiệp phải xác định việc lập hóa đơn có cần xử lý sai sót hay không và hồ sơ khai thuế đã nộp có bị ảnh hưởng không.
Nếu phát sinh nghĩa vụ khai bổ sung, cần thực hiện theo đúng quy định.
Không nên tự ý xóa hóa đơn đã phát hành hoặc tạo chứng từ không đúng thực tế để thay đổi ngày giao dịch.
Cách hạn chế rủi ro xuất hóa đơn sai thời điểm
Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và bộ phận giao nhận hoặc nghiệm thu.
Đặc biệt, cần thống nhất trách nhiệm thông báo ngay khi hoàn thành giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
Đối với hợp đồng dịch vụ và xây dựng, cần quy định rõ hồ sơ nghiệm thu, thời điểm bàn giao và cơ chế cung cấp thông tin cho kế toán.
Ngoài ra, nên rà soát định kỳ các giao dịch đã phát sinh nhưng chưa được lập hóa đơn.
LH Legal hỗ trợ xử lý vi phạm về thời điểm lập hóa đơn
LH Legal hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá thời điểm lập hóa đơn theo quy định, rà soát nguy cơ kê khai sai kỳ và tư vấn xử lý vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Đối với doanh nghiệp bị xử phạt hoặc truy thu thuế do xuất hóa đơn không đúng thời điểm, luật sư có thể hỗ trợ đánh giá hồ sơ, căn cứ pháp lý và tư vấn quyền giải trình, khiếu nại hoặc khởi kiện.
Hóa đơn xuất sai thời điểm có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế, nhưng mức độ ảnh hưởng phải được xác định theo bản chất giao dịch, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và các quy định pháp luật cụ thể.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:
Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01
Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html
Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830
Website: https://luatsulh.com/
Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa
Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:
Website: https://luatsulh.com/
Facebook: Luật sư LH Legal
Youtube: Luật sư LH Legal
Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)
Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal
Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự
|
|
|
Nguồn: LH Legal – Xem bài viết gốc
