Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn thì xử lý thế nào năm 2026?

Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn thì xử lý thế nào năm 2026?

Nội dung

Doanh nghiệp có được mua hàng của cá nhân không có hóa đơn không?

Pháp luật không cấm doanh nghiệp mua hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ từ cá nhân chỉ vì người bán không phải là doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cần xác định cá nhân bán hàng trong trường hợp nào.

Nếu cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh thuộc diện phải lập hóa đơn, nghĩa vụ hóa đơn phải được thực hiện theo quy định.

Ngược lại, một số giao dịch mua từ người sản xuất trực tiếp, người thu nhặt phế liệu hoặc cá nhân bán tài sản thuộc trường hợp pháp luật cho phép sử dụng chứng từ đặc thù.

Do đó, việc không có hóa đơn cần được xem xét theo bản chất giao dịch chứ không thể áp dụng một cách xử lý chung.

Những trường hợp doanh nghiệp được lập bảng kê thu mua

Theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể áp dụng cơ chế bảng kê đối với một số giao dịch cụ thể.

Các trường hợp gồm mua nông sản, lâm sản, thủy sản từ người trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt; mua một số sản phẩm thủ công từ người trực tiếp sản xuất; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.

Ngoài ra, pháp luật còn quy định đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT và đáp ứng điều kiện.

Đây là những trường hợp cần được xác định chính xác trước khi lập bảng kê.

Mua nông sản của người dân cần hồ sơ gì?

Ví dụ, doanh nghiệp thu mua rau, củ, quả từ người trực tiếp sản xuất.

Nếu giao dịch thuộc trường hợp được phép lập bảng kê, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về người bán, hàng hóa, giá trị mua và chứng từ thanh toán.

Đồng thời, cần có tài liệu thể hiện hoạt động giao nhận thực tế khi cần thiết.

Bảng kê phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm theo quy định.

Đặc biệt, cần kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị mua trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên của từng người bán.

Mua tài sản đã qua sử dụng của cá nhân

Doanh nghiệp có thể mua máy móc, thiết bị hoặc tài sản khác từ một cá nhân.

Tuy nhiên, hồ sơ cần phù hợp với loại tài sản.

Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, cần kiểm tra những thủ tục pháp lý riêng về chuyển quyền.

Ngoài hợp đồng hoặc văn bản mua bán, cần có chứng từ giao nhận, thanh toán và tài liệu xác minh tư cách người bán khi phù hợp.

Nếu giao dịch thuộc trường hợp được lập bảng kê, doanh nghiệp thực hiện theo điều kiện tương ứng.

Không nên cho rằng chỉ cần có giấy biên nhận tiền là đủ để mọi khoản mua tài sản được tính vào chi phí.

Mua hàng từ cá nhân kinh doanh phải xử lý thế nào?

Cần phân biệt cá nhân trực tiếp bán tài sản thuộc sở hữu cá nhân với cá nhân đang thực hiện hoạt động kinh doanh.

Nếu người bán là cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ hóa đơn theo quy định.

Đối với trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT thuộc diện được áp dụng bảng kê, cần có căn cứ đáp ứng điều kiện.

Nếu người bán thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, doanh nghiệp không thể tự lập bảng kê để thay thế.

Việc xác định sai tư cách người bán có thể dẫn đến rủi ro khi tính chi phí được trừ.

Mua hàng của cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên có được trả tiền mặt không?

Đối với những giao dịch được áp dụng cơ chế bảng kê theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Vì vậy, dù không có hóa đơn GTGT, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý phương thức thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp mua nông sản từ một người sản xuất trực tiếp với tổng giá trị 8 triệu đồng trong một ngày.

Nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp không nên thanh toán bằng tiền mặt rồi chỉ lập bảng kê.

Bảng kê thu mua có thay thế hóa đơn GTGT để khấu trừ thuế không?

Không.

Bảng kê thu mua là chứng từ được pháp luật thuế TNDN cho phép sử dụng trong những trường hợp nhất định để xác định chi phí được trừ.

Tuy nhiên, bảng kê không đương nhiên là hóa đơn GTGT hợp lệ để khấu trừ thuế đầu vào.

Để thực hiện khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện riêng của Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn.

Vì vậy, cần phân biệt rõ quyền tính chi phí TNDN và quyền khấu trừ thuế GTGT.

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Một số sai sót phổ biến là lập bảng kê cho giao dịch không thuộc diện áp dụng, không xác minh tư cách người bán hoặc không có chứng từ thanh toán phù hợp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ghi nhận sai bản chất giao dịch, mua hàng không thực tế hoặc không lưu giữ tài liệu chứng minh hàng hóa đã được giao nhận.

Những vấn đề này có thể khiến khoản chi bị loại khi quyết toán thuế.

LH Legal hỗ trợ xử lý giao dịch mua hàng không có hóa đơn

LH Legal hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá điều kiện lập bảng kê, rà soát chứng từ thanh toán và tư vấn các nghĩa vụ liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân.

Đối với trường hợp khoản chi bị cơ quan thuế loại trừ, luật sư có thể hỗ trợ đánh giá căn cứ pháp lý và phương án giải trình.

Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn vẫn có thể được ghi nhận là chi phí được trừ trong những trường hợp luật định, nhưng doanh nghiệp phải chứng minh đúng bản chất giao dịch và đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:

Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01

Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html

Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830

Website: https://luatsulh.com/

Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa

Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:

Website: https://luatsulh.com/

Facebook: Luật sư LH Legal

Youtube: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)

Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal

Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự