Những trường hợp doanh nghiệp phải quyết toán thuế TNCN thay người lao động năm 2026
Doanh nghiệp có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN không?
Theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thuế năm và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền hợp lệ.
Nghĩa vụ quyết toán của tổ chức trả thu nhập và việc quyết toán thay cho người lao động là hai vấn đề cần phân biệt.
Doanh nghiệp có thể phải lập hồ sơ quyết toán thuế đối với thu nhập đã chi trả, nhưng chỉ được quyết toán thay cho cá nhân khi đáp ứng các điều kiện ủy quyền theo pháp luật.
Người lao động có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công
Theo điểm a khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân được ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập nếu đáp ứng các điều kiện luật định.
Trong đó, cá nhân có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công, ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán có thể thuộc diện được ủy quyền.
Quy định này được áp dụng kể cả khi người lao động không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
Ví dụ, nhân viên bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp từ tháng 5/2026, ký hợp đồng lao động 12 tháng và tiếp tục làm việc tại thời điểm quyết toán.
Nếu người lao động chỉ có nguồn thu nhập đáp ứng điều kiện và không thuộc trường hợp phải tự quyết toán, người đó có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.
Người lao động có thêm thu nhập ở nơi khác
Theo điểm b khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân đáp ứng điều kiện về hợp đồng lao động và thực tế làm việc tại tổ chức trả thu nhập vẫn có thể được ủy quyền trong trường hợp có thêm nguồn thu nhập khác đã được khấu trừ thuế theo quy định tại điểm b khoản 1 của điều này.
Đáng chú ý, quy định năm 2026 đề cập đến khoản thu nhập khác bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng, đã được khấu trừ theo tỷ lệ 10%, khi xác định trường hợp không phải quyết toán đối với phần thu nhập đó.
Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng ngưỡng và điều kiện theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, không tiếp tục mặc nhiên sử dụng ngưỡng của quy định cũ.
Người lao động được điều chuyển giữa các doanh nghiệp
Một tình huống đặc biệt là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức trong cùng hệ thống theo quy định.
Theo Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC, tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thay theo ủy quyền đối với phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả trong trường hợp luật định.
Tổ chức mới cũng cần thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ cấp cho người lao động nếu có.
Để thực hiện đúng, doanh nghiệp phải tổng hợp đầy đủ dữ liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
Những trường hợp người lao động phải tự quyết toán thuế
Không phải mọi người lao động đều đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp.
Theo khoản 3 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, nếu cá nhân đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo hoặc có những khoản giảm trừ thuộc trường hợp luật định mà cá nhân yêu cầu thực hiện khi quyết toán thì phải tự quyết toán.
Ngoài ra, những trường hợp không đáp ứng điều kiện ủy quyền tại khoản 2 cần xác định nghĩa vụ tự quyết toán theo pháp luật.
Doanh nghiệp không nên quyết toán thay chỉ vì người lao động đề nghị bằng lời nói.
Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026
Theo điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC, cá nhân thuộc diện được ủy quyền sử dụng mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư.
Người lao động phải gửi văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp trước khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ của thông tin, điều kiện ủy quyền và lưu giữ tài liệu theo quy định.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi quyết toán thay
Tùy số lượng người lao động và tình trạng chi trả thu nhập, doanh nghiệp cần tổng hợp:
- Thông tin người lao động.
- Hợp đồng lao động.
- Bảng lương và thu nhập đã chi trả.
- Số thuế TNCN đã khấu trừ.
- Thông tin về các khoản giảm trừ theo quy định.
- Văn bản ủy quyền hợp lệ.
- Chứng từ khấu trừ thuế liên quan.
- Hồ sơ khai quyết toán và các phụ lục theo mẫu hiện hành.
Việc tổng hợp cần bảo đảm tính nhất quán giữa dữ liệu tiền lương, hồ sơ khấu trừ và thông tin kê khai.
Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2026
Theo Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, tổ chức trả thu nhập thực hiện nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán.
Đối với quyết toán năm dương lịch 2026, thời hạn thông thường là ngày 31/3/2027.
Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế có thời hạn riêng theo quy định, thông thường là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Doanh nghiệp quyết toán thay sai điều kiện có rủi ro gì?
Nếu doanh nghiệp nhận ủy quyền không đúng điều kiện hoặc xác định sai thu nhập, số thuế phải nộp có thể bị kê khai không chính xác.
Khi đó, doanh nghiệp và cá nhân liên quan có thể phải thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ hoặc xử lý những nghĩa vụ phát sinh theo pháp luật.
Vì vậy, trước khi nhận ủy quyền, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng hợp đồng lao động, các nguồn thu nhập và những trường hợp phải tự quyết toán.
LH Legal hỗ trợ tư vấn quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp
LH Legal hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nghĩa vụ thuế TNCN, điều kiện ủy quyền quyết toán và trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập.
Đối với các trường hợp lao động có nhiều nguồn thu nhập, điều chuyển giữa doanh nghiệp hoặc phát sinh sai sót về kê khai, luật sư có thể hỗ trợ xác định phương án pháp lý phù hợp.
Việc thực hiện đúng thủ tục ủy quyền quyết toán giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tuân thủ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn pháp luật vui lòng liên hệ chúng tôi qua các hình thức sau:
Hotline Luật sư tư vấn trực tiếp: 1900 2929 01
Nhập thông tin đăng ký tư vấn luật tại đây: https://luatsulh.com/dang-ky-tu-van.html
Liên hệ đặt lịch hẹn qua zalo số: 0903 796 830
Website: https://luatsulh.com/
Văn phòng: Hồ Chí Minh | Hà Nội | Khánh Hòa
Theo dõi Công ty Luật LH Legal tại:
Website: https://luatsulh.com/
Facebook: Luật sư LH Legal
Youtube: Luật sư LH Legal
Kênh Tiktok Luật sư Hoà: Luật sư Hoà (LH Legal)
Kênh Tiktok Công ty: Luật sư LH Legal
Kênh Tiktok Luật sư Hình sự: Luật sư Hình sự
|
|
|
Nguồn: LH Legal – Xem bài viết gốc
